office办公应用软件技巧分享2017

2016-12-17 00:00:00少芬‍ 办公自动化

  平时在用到办公应用软件的时候肯定遇到过一些小麻烦,小编为大家介绍一下平时不会注意用到的小窍门,会有意想不到的神奇效果哟~

  word文档篇

  大家平时肯定经常用到word软件来敲打报表,日常会议等一些相关记录,小编在这里给大家推荐一下不错又方便的小技巧哦。

  1:同时保存所有打开的Word文档

  有时在同时编辑多个Word文档时,每个文件要逐一保存,既费时又费力,有没有简单的方法呢?在按下Shift键的同时,单击“文件”菜单,大家看,已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令,这可就方便多了。

  2: 巧妙设置文档保护

  在用Word 2000/XP打印一份文件时,忽然头儿有要事吩咐,要暂时离开一下,关闭文件吧,既费事又没必要,但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢?执行“工具”菜单中的“保护文档”命令,在弹出的窗口中选择“保护窗体”,然后设上密码。怎么样,光标跑到了文件头,任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了,不错吧。等回来时,执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令,一切又正常了。

  3: 编辑长文件更轻松

  相信大家都有这样的经历:在使用Excel、Word编辑长文档时,有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦,还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置,发现鼠标指针变成双箭头,此时按住鼠标左键向下拖动,文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容,在下面编辑区找到需要粘贴的位置,这样你就可以复制内容了,而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

  4: 取消“自作聪明”的超级链接

  当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,如果不小心在网址上按一下,就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能,就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢?在Word中单击“工具→自动更正选项”,单击“键入时自动套用格式”选项,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样,以后再输入网址后,就不会转变为超级链接了。

  5: 将Word表格巧妙转换为Excel表格

  先打开带表格的Word文件,接着选中整个表格,先将光标放在表格的任一单元,在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击,整个表格的字会变黑表示全部选中,单击右键,在出现的菜单中选择“复制”;然后打开Excel,再单击右键,在出现的菜单中选择“选择性粘贴”,在出现的对话框中有6项菜单可选,选择“文本”并确定就行了。

  6:在Word文档中插入MP3文件

  在Word文档插入声音文件,一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”,从“剪贴库”中选取插入。但是,这种方法插入的声音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的声音文件,可打开Word文档,把光标移到你要插入声音文件的位置,选择“插入”菜单下的“对象”选项,在打开的“对象”对话框中,选择“由文件创建”活页卡片,点击“浏览”按钮,从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的MP3文件,并确定。当“浏览”对话框自动关闭后,点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮,稍等一会儿,插入点就会出现MP3文件的图标,双击它即可播放。但必须说明,在此操作之前必须在Windows 中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。

  Excel篇

  电子表格是做会计财务方面工作小伙伴经常用到的软件啦,小编这里有很多不错的小技巧告诉大家哦~

  1:在Excel中快速输入特殊符号报表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是将就地打印为“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其实这都是不正确的,“00”是数字键,“OO”是英文字母“o”的大写,“零零”是中文数字的大写,而“二”是中文数字的小写,它们之间都不匹配。经过仔细摸索,笔者发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。打开中文输入法,先输入“二”,在中文输入法状态下,用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志,这里选“单位符号”,这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上,按键盘上的Q键或用鼠标点击“软键盘”上的Q键,中文小写的“○”便被录入进来。2:在Excel中快速输入大写数字在“智能ABC输入法”状态下,按住Shift键,再按下“i”键(不含引号),松开Shift键,然后输入任一数字键,就得到相对应的大写数字了。另外,财会人员常用的单位词,如“个、拾、佰、仟、万”等,同样可以借助于i键加上单位词相对应的汉语拼音第一个字母方便地得到(具体可查看“智能ABC输入法”的“帮助”菜单)。3:彩色Excel表格显示打印两不误

  如果将Excel工作表中的数据设置为彩色格式,而打印机为黑白打印机,那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。在不更改工作表颜色设置的情况下,可以进行如下设置:

  1.在“文件”菜单中,单击“页面设置”命令。

  2.单击“工作表”选项,然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果使用的是彩色打印机,选择该选项可减少打印所需时间。

  3.单击“确定”按钮。

  现在,你的Excel工作表在屏幕上看起来仍是赏心悦目,打印出的黑白稿也能称心如意,感觉不错吧!

  4: 在Excel中快速输入小数

  利用Excel处理数据时,经常会要输入一些小数,有时一整列都是小数,这样对输入速度有很大影响,大家不妨来试试这个办法:点击“工具/选项”,在弹出的的“选项”对话框中选择“编辑”选项,然后选中“自动设置小数点”的复选框,并在“位数”框内设定小数点的位数。这样当你输入小数时就不用再输入小数点了,它会将你输入的数字根据设置的小数点位数自动转化为小数!如设置位数是1位,输入123就自动变为12.3了。

  5:在Excel中少用鼠标的方法

  在Excel中快速编辑数据时,当想对单元格做改动时,因为经常需要用到鼠标,从而使编辑速度大大减慢。其实你可以使用一个快捷键──F2,这样你的手就不用离开键盘了。方法如下:利用方向键选择要编辑的单元格,按下F2键,编辑单元格内容。编辑完成后,按Enter键确认所做改动,或者按Esc键取消改动。

  PPT篇

  幻灯片是大家在办公会议上经常用到的软件啦,在会议中向老板,公司老总做报告的时候,清晰清楚的PPT,总能赢得老板的好感的~

  1: PowerPoint的特殊播放模式

  在实际使用Powerpoint演示文稿的过程中,往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示效果。而用Powerpoint演示文稿时,一般会处于全屏放映模式,在这种模式下,必须使用Alt+Tab组合键或Alt+Esc键与其他窗口切换。其实我们可以这样操作:按住Alt键不放,依次按下“D”、“V”键而激活播放操作,这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式,这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作,如最小化和自定义大小。

  2:幻灯片播放速度随意设

  用PowerPoint2002制作幻灯片时,“自定义动画”的“速度”只有5个选项,其中最快为0.5秒,最慢为5秒,但有时播放动画需要更快或者更慢的速度,在“速度”框中又不能直接修改,怎么办呢?这时可以先在“自定义”动画的任务窗口中选中所定义的动画,点击右侧的小三角,选中“计时”项,然后在弹出的对话框中找到“速度”项,将它修改为合适的速度即可(最长不能超过60小时)。

  3:在窗口中播放PPT幻灯片

  通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻灯片,如果你想在播放幻灯片的过程中与其他窗口进行配合,以增强演示效果,那么你可以使用PPT的窗口播放模式。启动该模式的方法是:打开PPT文件,按住Alt键,然后依次按下D键和V键。此时,幻灯片将在PPT窗口进行播放,这样你就可以拖动、最小化和改变这个窗口的大小了。

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