出国游学交流交换项目的申请材料一般包括：学校申请单(Application Form)、个人陈述(Personal Statement or Study Plan)、简历(Curriculum Vitae or Resume)、推荐信(Recommendation Letters)、经济证明、在读证明(Study Certification)、成绩单(Transcript)，具体以项目要求为准。

　　一、个人陈述(Personal Statement or Study Plan)

　　个人陈述内容一般包括：

　　1)为什么要选择这个学校和专业(项目);

　　2)有什么优势、潜力或业绩使你符合对方录取标准;

　　3)交流的打算、计划和目标。

　　该文写作要真实、诚恳、具体、语言要流畅、逻辑要清晰、内容要有血有肉，富有感染力和说服力。一般以1～2页600～800字为佳，太长则令人没有耐心仔细读完。另外，不要把文章写成炫耀你词汇量和语法的“GRE阅读文章”。

　　值得强调的是，你在申请文件中一般需要重点展示你的专业水平和志向，再恰当涉及你的品德和个性。在描绘你的独特性时，应注意尽量不要脱离你的专业;你应当利用你独特的经历和背景来加强你的专业能力、潜力和志向的说明。

　　如何开头?

　　想法再好，如果不能被充分地表达出来也是枉然。国外的教授一般只能从书面材料对你的学识、人品和语言能力进行判断，而你也只能以书面的形式来表现自己和证明自己。你和他们之间惟一的媒介就是写在纸上的文字。由于洋教授一般不爱读长篇大论，你的留学申请篇幅有限，所以就必须使用一些写作技巧。

　　经常听同学们抱怨写作没有思路，往往写了很长时间都没有什么进展。也许汤姆森出版社的这段指南对你有帮助，下面是中文译文的节选：

　　全面构思留学文书的主题

　　主题是你的短文最重要的部分。你得花费一到两周的时间来构思主题。在构思主题之前，请先考虑清楚以下几点。在构思的过程中，你可能会找到一个起初你连想也没有想过的主题。

　　★你取得了哪些成就，以及为什么你认为它们是你的成就?不要认为得到了正式认可的才算你的个人成就，因为最好的短文经常写的就是那些在当时看来平淡无奇、而一旦放开到你生活的大背景中时就显得非常关键了的成就。

　　★你具体有什么与众不同的特征、品质或技能吗?你是如何发展这些特长的?

　　★思考一下你最喜爱的书籍、电影、工艺品等等。这些东西对你的生活产生过有意义的影响吗?为什么你最喜欢它们?

　　★你生活中最艰难的时刻是什么?为什么?这段苦难的经历导致了你的人生观发生了怎样的变化?

　　★你曾经为某种东西拼搏过并取得了成功吗?是什么使你取得了成功?

　　★你曾经为某种东西拼搏却以失败告终吗?你当时作何反应?

　　★你现在最想做的事情是什么?最想去哪里?在所有已经逝去的人和尚活着的人当中，你最想与谁在一起?这些问题会帮助你认识到什么是自己最热爱的。

　　★你有过顿悟的体验吗，仿佛突然之间看到了自己以前从未看到过的东西?

　　★你最优秀、最不可动摇的性格特征是什么? 你是否对某种哲学深信不疑或坚决支持它?你的朋友们会如何形容你的性格特征? 如果由他们来替你写短文，他们会写些什么?

　　★除了课堂学习以外，你还做过些什么事情所表现出来的品质正是大学所寻求的?其中哪件事对你来说最重要?

　　★你参加的最重要的课外活动或社区活动是什么?是什么使得你参加了这些活动?又是什么使得你继续为它们贡献力量呢?

　　★你未来的梦想是什么?三十年后当你回顾自己走过的人生道路之时，又会是什么让你认为自己的生活是成功的?什么人、事和成就是你需要的?

　　常犯的错误

　　避免一下错误，力争写出引人入胜的文章，下面是在招生专刊中罗列出申请者最容易犯的几种错误，值得大家留意：

　　1)写作粗心，充满拼写语法错误，给人的第一印象很糟糕

　　There is really no excuse for careless errors, and having even one in your application can affect the way you are perceived. You have more than enough time to proofread and have others look over your essay .If an error slips through your readers may assume that you are careless, disorganized , or not serious enough about your application.

　　2)泛泛而谈，缺乏实证，句子放之四海而皆准

　　The most egregious generalizations are the ones that have been used so many times that they have become clichés. For example, “I learned the value of hard work.” That statement has been said so many times as to become meaningless.

　　修改前：In the first project I managed, I learned many valuable lessons about the importance of teamwork.

　　修改后：In the first project I managed, I made an effort to incorporate all my colleagues as equal members of a team, soliciting their feedback and deferring to their expertise as needed.

　　The revised version explains the team dynamic in more detail, showing specifically how the applicant exercised teamwork principles. The passage should go on to include even more detail, perhaps by naming a particular colleague and discussing his interaction with that person.

　　3)过多的涉及敏感的宗教及政治话题，或者过于对有些事件抱打不平

　　Don’t get on a soapbox and preach to the reader; while expressing your values and options is fine, avoid coming across as fanatical or extreme. Religion and politics normally don’t belong, unless you were a member of a political committee or club. Personal political views usually are not appropriate for personal statements. Any views that might be interpreted as strange or unconventional should also be omitted. You want to avoid offending individuals in whose hands the fate of your graduate school application rests.

　　4)耍小聪明，不要试图用花哨的文体

　　Don’t use a gimmicky style or format .Your “clever” or “original” idea for style probably isn’t, and it may not be appreciated.

　　“Avoid cuteness; we’ve had people who have done career statements in the form of a mini-play, for example. You want to sound like a professional.”——The Woodrow Wilson School of Public and International Affairs

　　5)像老太婆的裹脚布又臭又长，令人没有仔细阅读的欲望

　　Sometimes the same writer who relies too heavily on generalizations will also provide too many irrelevant details. The problem is that writers often don’t consider what is actually necessary to include, or they repeat points freely.

　　Example of irrelevant detail: “After a meeting with my adviser, I returned home to think over the matter more carefully. Ultimately, I came to the conclusion that my interests in physical properties and mental life would best be explored in a double major of biology and psychology.”

　　In this example, we learn nothing about the applicant from the mention of his meeting with an adviser. What’s relevant are his interests and the decision he made based on them.

　　Example of redundancy: “The class taught me a great deal about the value of literature. I learned that literature can both instruct and inspire, and this understanding has changed the way I read every text.”

　　You also have to watch out for wordy writing. Short sentences are more forceful because they are direct and to the point.

　　修改前：“My recognition of the fact that the project was finally over was a deeply satisfying moment that will forever linger in my memory.”

　　修改后 ：“Completing the project at last gave me an enduring sense of fulfillment.”

　　二、简历(Curriculum Vitae or Resume)

　　简历主要是用来说明申请人的一些情况，是接受申请人了解申请人实际情况的一份重要材料。个人履历一般需要英文书写，并打印在A4纸上。

　　个人履历应包括以下内容：

　　1)个人情况：包括姓名(中、英文)、性别、国籍、出生日期、联系地址、电话、Email等;

　　2)工作经历：包括起讫时间、单位名称、担任职务等;

　　3)教育背景：包括就读时间、学校(或学院名称)、是否毕业等，一般从高中写起;

　　4)公共考试成绩：如TOEFL、高考等，包括考试时间、考试名称、考试成绩等;

　　5)课外活动或志愿服务：包括时间、活动/服务名称等;

　　6)获奖情况：包括时间、奖项名称、等级等：

　　7)个人论文或著作发表：包括作者、论文/著作名、杂志/出版社、时间、页码等;

　　8)语言及其他技能。

　　一般说来，个人履历并没有固定的格式，但在内容上要实事求是，力求以说明问题，体现个人实际情况为主。

　　三、推荐信的格式(Recommendation Letters)

　　交流交换项目中，学校通常会要求2～3封来自由申请工作主管或任课老师/教授的推荐信函，其目的在藉由申请人外的第三者，就申请人的特质、能力和态度做评估，以作为学校审核申请者的一种参考。

　　写推荐信，最重要的是，我们首先必须了解对方院系的特色(为避免千篇一律，不同的推荐信内容可强调不同的特色);各校对推荐信内容的不同要求也需要留意，有的学校看重学术研究潜力和学生的创造力，有的还有一些特殊要求，比如外语能力或者对研究领域的适应度。这些都应该反映在你的推荐信中。

　　接下来分析自己的优缺点，在校成绩及工作表现，有无特殊经历可展现自己在此领域研究发展的潜力，或拥有那些特殊的能力(计算机、语言等)，并以明确具体的证据来支持证明自己的特殊能力和个人特质(例如：实验成果、研究计划、学术出版品、课外活动等)。

　　推荐信应当避免出现的问题：

　　网上论坛的网友生动地总结出三个学生在代替老师拟定推荐信时经常出现的问题：

　　1、老师太神了，不但知道你早起晚睡，还知道你做的任何事情，比父母还厉害。这样的推荐有人信么?

　　2、肉麻的夸奖。仅仅一门功课考得很好就把学生吹上天是不可能的!说这个学生简直是“天才”这类的表达要当心。不过插一句：博弈论作者纳什当年得到的推荐信就是一句话：这个学生是天才。

　　3、古怪的逻辑。

　　“一个学生在其他学生不来的时候都来听我的课，她学习很认真。”

　　“一个学生认真记笔记，每页都很清楚，所以我很欣赏他。”“这个学生每天都到办公室问问题，我很喜欢回答。”看的人可能感到莫名其妙。凡是中国学生写的推荐信，很少能够不犯上面的错误的。真正站在阅读者的角度上想一想，这样一封推荐信可以有几十个漏洞。

　　总之，推荐信是要花工夫的，绝对不要使用那些广为流传的模版。看到翻来覆去、千篇一律的推荐信马上失去了对申请人的任何好感。推荐信不要写得太长，一般300～500词比较适合，即能排在一张A4信纸，并上下留出写抬头、地址和签名的充足空间。推荐信最好用印有推荐人单位(学校、公司)名称的信封和信纸，并用激光打印机打印。

　　四、经济证明(Certificate of Economy )

　　经济证明一般是指各大银行出具的存款证明(一般要求3个月期限以上的)：可凭定、活期存单/折至开户银行办理。活期存折中相关金额需按规定冻结。

　　如果所持经济证明材料并非申请人本人所有，必须由证明材料所有人提供亲笔签名的书面声明。说明与申请人的关系，并声明愿意承担申请人在交流期间的学习生活费用。

　　五、在读证明(Study Certification ) 和成绩单(Transcript)

　　如果对方学校的申请材料中不要求提供在读证明和成绩单，最好也办理一份，基本上你办理签证的时候都用的到。

　　在读证明的办理

　　办理时间：工作日上午八时至下午四时

　　办理地点：学生工作处(东院四舍313)

　　办理方法：带好学生证或校园卡，委托别人代理的需要出具委托书。

　　取件：正常为当天取，如遇特殊情况另约。

　　成绩单的办理

　　办理时间：周二、周四下午一时三十分至四时三十分

　　办理地点：教务处(科教楼517)

　　办理方法：写好申请，请辅导员签名并带好学生证，委托别人代理的需要出具委托书。

　　取件：正常为当天取，如遇特殊情况另约，需要翻译成英文的要再到医学院档案馆办理。

　　六、户籍证明

　　户籍已经迁入医学院集体户口的同学，请至淮海派出所(普安路，近曙光医院)办理户籍证明;户籍在交大本部的同学请与交大派出所联系;户籍未迁入医学院的同学，请准备好户口原件和复印件，包括：户口本第一页(即含有家庭地址页)、本人信息页及信息更改页的复印件。

　　七、护照(Passport)

　　护照(Passport)是正式的证明文件或证书，由政府颁发，用来证明持有者作为特定国家的国民。必须拥有护照才能出国，而护照的办理，时间上不能太晚，因为预约签证的时候就需要护照号码了，而办理护照需要一定的周期，另外少数学校在申请的时候就要求申请者提供护照首页复印件。所以早些办理为好。办理护照过程较为简单，只需要到办理地点一到两次，花费RMB200元左右，以及两周(10个工作日)的等待。

　　因私护照的办理

　　所需材料：身份证及复印件，户籍证明，三张护照照片。护照照片规格为小二寸(40mm×30mm)，要求足够清晰、白色背景、正坐、　脸部至少占画面的50%、双耳可见、非宗教信仰原因不能戴帽子或者其他饰物。

　　办理时间：周一至周五9:00～16:30;周六9:00～11:00、13:30～16:30

　　办理地点：

　　1)上海市公安局出入境管理处，地址：民生路1500号，电话：28951900

　　2)各区办理点，地址：请咨询市公安局出入境管理处

　　办理流程：

　　1)领取护照申请表表格，填写中可直接参考样本;

　　2)填写表格时，可以选择是快递送护照上门或自己领取。前者需支付30元快递费。护照申请办理需要一到两星期，为省时省力，可以申请快递(在填表示时需在邮递项前打勾，一份30元，可多人同寄);

　　3)领取护照时需缴纳200元护照办理费/本。邮寄的价格与自取的价格一致;

　　4)拿到护照后，持照人应在“持照人签名”栏内用正楷签上自己的中文签名(与常用签名必须一致)，签名时用毛笔、钢笔或专用签字笔，不得用圆珠笔或铅笔，不得涂改。

　　护照延期：

　　如果在申请项目时已经有护照，应注意护照的有效期能够涵盖在对方学校的期限(有些国家不仅要求护照有效期要涵盖停留期，还要超出停留期至少半年)，如果不能涵盖，应至民生路1500号上海市公安局出入境管理处办理延期。