政府采购档案管理

2017-04-11 00:00:00嘉辉 采购管理

  提高对政府采购工作的重视,完善政府采购制度,应用电子信息技术对档案进行电子化管理,及时总结档案管理工作中出现的问题,并提出切实有效的改善措施,以促进政府采购档案管理工作的开展。那么具体应该如何加强政府采购档案的管理呢?

  政府采购是一项巨大的、精细化的工程,全方位、多层面的真实记录和反映其活动过程,形成完整、科学的档案资料,对于政府采购来说具有深远的历史现实意义。政府采购档案是反映采购程序、记载采购过程、维护采购权益的重要资料,是政府采购管理工作中形成的文字、图表、声像、纸质、磁盘等不同介质载体的真实记录,包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料,是采购活动的全程见证。

  政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标(成交)公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等,要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。

  一、政府采购档案管理的重要作用

  政府采购档案有着重要作用,它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的,并且有必要较长时间保存,同时有着极其重要参考价值的,较有说服力的原始资料的总的称呼。首先,它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题,并且可以为统计归档提供有力的依据。其次,政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行,做到采购过程有据可查。最后,政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。

  二、政府采购档案管理现状

  档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分,《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为,但其配套的档案管理制度却相对滞后,制约着政府采购工作的进行。

  第一,主体不明。《政府采购法》中规定采购人、采购代理机构应当保存政府采购文件,但尚未对保存的责任主体进行明确。从目前政府采购档案管理模式来看,采购人、采购代理机构大都建立了自己的政府采购档案管理制度,各自保存采购文件,既造成管理资源的浪费,还使政府采购档案管理质量存在较大差异。

  第二,管理落后。政府采购档案保存在经办人手中,经办人对自己办理的采购项目了然于胸,查阅调用也较为方便。随着政府采购范围的扩大,政府采购档案的数量越来越多,采购档案存放在经办人手中,这种比较落后的管理办法,较难适应发展的需要。

  第三,价值缺失。档案具有实证性、原始性的作用与功能和使用效应,但档案的使用效率较低。供应商的投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容,对制作标书与评分办法有较强的借鉴参考作用,但因涉及商业机密等因素,不能借阅档案资料,失去档案再次利用的价值。

  三、政府采购档案管理工作的有效途径

  要提高政府采购档案管理工作的质量,实现其档案价值,提高归档效率,应从以下几方面着手:

  (一)加强宣传。要广泛深入地宣传档案管理工作的重要性,加强学习《档案法》《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规,提高政府采购部门的档案管理意识和法制观念,按照学用结合、重在实效的原则,树立依法管理意识,形成人人重视采购档案,并成为招投标各方当事人的自觉行动。

  (二)健全制度。“依法建档”是规范档案管理工作的重要原则,“制度管档”是规范管理的核心问题,完善的规章制度是保障政府采购档案管理工作正常进行的保障。建立一套完整的规章制度加强管理,对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用以及销毁等方面都有明确的规定和要求,结合采购工作实际,制作采购档案模板,统一归档内容和口径,做到规档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,查阅有程序,从细节上保证档案工作的顺序开展。

  (三)积极创新。要进一步加强政府采购档案信息管理。利用现有信息管理系统和办公自动化系统,通过努力开发信息资源,把档案从产生、存储、整理至流动、交流、利用、评估一系列过程,整合成完整的资源管理体系,建立起与经济社会发展相适应的档案管理体系,充分将档案的潜力充分发挥出来。


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