高校采购管理规范化的办法

2017-02-27 00:00:00嘉辉 采购管理

  高校物资采购管理工作具有较强的行业特点,但高校采购工作也应得到重视,并不能只靠管理者的道德和自律来维系。要通过管理制度的完善、科技手段的配合、复合型人才的培养,构建完整的高校采购管理工作监管体系,将规范、高效有机结合,为高校的教学、科研工作顺利开展创造条件。

  1 高校物资采购的特点

  高校采购管理具有采购对象特殊、资金来源有限、项目进度受限、专业人员匮乏等特点。客观条件决定了高校的采购管理工作有别于其他行业部门,具有鲜明的行业特色,这为高校采购管理工作提出了更高的要求[1]。高校采购管理的具体特点包括以下几个方面:

  (1)高校承担着教学、科研等多重任务,决定了高校的采购管理具有多面性。科研类物资专业性强,多伴有研发设计,竞争范围小,采购范围、采购数量很难形成规模,采购涉及面窄。教学类物资大部分为基础应用,对设备的可靠性、通用性要求很高,采购数量巨大,采购涉及面广。

  (2)高校为非盈利部门,主要依靠政府投资、社会共建等渠道获得资金。虽然近些年政府、社会对教育、科研工作的投入不断加大,但高校所能支配的资金有限,如何充分利用有效资金,发挥其应有的作用,将是高校物资采购管理的首要任务。

  (3)相对于社会企业,高校行政机构复杂,组织结构层次多,多数高校存在多个管理部门共同参与采购管理,或按照不同职能范围分别进行管理,缺少统一的协调管理部门。物资采购是具有较高技术要求的市场行为,需要具有一定专业背景的专职人员。高校采购管理部门缺乏具有专业背景的人员,而作为设备使用人员的广大教职工,更是缺少采购相关知识。

  2 高校物资采购的基本流程

  高校物资采购可划分为四个相互衔接、相辅相成的基本阶段。

  2.1 计划制订

  申请财政性资金之前,需要制订资金执行计划,具体由项目负责方根据部门科研、教学需要,制订相关申请项目执行计划。

  在计划制订过程中,由于项目执行计划申报时间集中,多数高校采用先分散后集中申报的方式。项目执行计划集中汇总后,由管理部门审核,形成统一意见后,上报决策层进行最终审议。在高校项目计划制订阶段,需要经过多层审核,但最终的执行计划仍可能存在预算不合理、执行进度不明确等情况。

  2.2 资金分配

  高校财政性资金有统一的分配规划,一般由统一的部门进行管理,总体负责学校资金分配。具体项目由各院系按照本部门的实际需求进行申报,申请资金支持,经过管理部门申报立项后,确定资金来源及分配比例。

  近几年,高校可支配资金迅速增加,相关的机构和机制却没有健全,出现了行政机构复杂,组织结构层次多的问题,多数高校存在多个管理部门共同负责项目的审批立项,缺少统一的协调管理部门,有限的资金不能发挥关键作用。同时,高校对资金使用情况没有相应的跟踪和评价机制,重投入轻使用。多部门管理和申报容易产生管理间隙,影响项目的实施效果。

  2.3 采购执行

  物资采购阶段为高校采购管理中的重要一环。高校相应采购管理部门根据不同的采购规模,采用不同的采购模式。

  目前,大多数高校采用多样的采购方式,具体包括项目执行方自购、项目执行定向采购、管理部门组织校内招标采购、管理部门联合上级管理部门进行校外招标采购。不同的采购方式,需要办理不同的流程,学校的介入方式也不同。采购流程不规范、个别采购项目学校介入不够、采购伴有随意性、不能按照相关规定履行程序等现象普遍存在,可能造成项目执行不受学校控制[2,3]。

  2.4 验收建档

  物资采购完成后,将涉及物资的验收、建档、保管等一系列后续工作。这个阶段是在按需采购的同时,保证采购的物资得到妥善管理并能发挥其应有的作用的重要环节。

  但由于高校采购途径、签订的合同条款不同,设备验收形式、验收办法不同,该阶段的管理方式不尽相同,但都可能存在对验收建档等工作重视不够的问题,使得验收过程流于形式,不能真正发挥该阶段的监督作用。

  3 采购管理的风险节点

  高校物资采购管理体系中心,可划分为三个不同部分:项目执行方、采购管理方、校级决策层。三方相互依托、有机结合,共同完成高校的采购管理工作。物资采购管理体系中心在具体工作环节中,都可能出现问题。

  3.1 执行方职责范围内的风险节点

  执行方作为采购项目的具体操作者,需要全程参与整个采购项目执行过程,出现问题的几率最高。应有相应的配套管理措施,采购管理工作的执行,不能仅靠执行方的道德和自律维系。

  (1)计划制订阶段。由于高校采购设备的专业性、特殊性,决定了执行方的计划制订方案具有一定的权威性,在后续的审核及批复阶段通过的概率比较大。在采购管理方、决策层没有充分介入的前提下,在计划制订过程中,可能存在计划不合理、计划与需要不符等情况,不能满足实际需要。与此同时,受现行政策规定限制,项目采购计划不能实时变更,这将在项目后续执行过程中产生不良影响,造成国有资产的浪费。

  (2)资金申请阶段。各执行方在没有统筹规划的背景下,容易导致资金划分不清,形成多个利益小团体。如果执行方根据小团体利益,盲目追求小而全的物资配置,不从实际出发,最大限度地申请经费,很可能出现物资大量闲置的问题,造成在学校范围内的资金重复投入或浪费。

   (3)采购执行阶段。如果缺乏严格的制度约束,执行方的权限将被无限放大,出现多种问题。若执行方采购流程不规范,有意无意使采购项目规避学校的监控,仅仅以完成采购项目为目标,将造成严重的国有资产流失。执行方本身对采购工作不够重视或者缺少必要的专业知识,在采购项目执行过程中容易受限于供应商,不能掌握主动权;如果执行方不能很好地权衡性价比,将造成资金的浪费;不良社会环境对执行方也会造成影响,容易在采购过程中出现不正当行为,使高校利益受损。

  (4)采购项目后期的协议签订、验收、建档等工作是重要的延续,许多工作需要依靠项目执行方开展。采购目的和要求都是通过协议来实现,执行方缺少必要的商务知识和重视程度,都可能造成不利于高校的条款出现,高校的基本利益很难得到保证;按照已签订的协议,购置的物资到校后需要验收,执行方需要保证供应方按照技术要求交付货物的同时,提供物资能够发挥其作用的必要条件。执行方重视不够或不掌握产品的基本参数及性能,将造成验收流于形式,不能及时发现其存在的问题。

  3.2 管理方职责范围内的风险节点

  管理方作为高校采购工作的管理和间接参与者,需要在全校范围内对采购工作进行管理和规范,具体包括相关管理办法的制度、各种操作流程的规范、协助和服务执行方完成采购项目。管理方将是风险防控工作的基础,出现问题的波及面将是最大的。

  (1)采购管理制度及操作流程规范是管理方的首要任务,不全面的采购管理制度和不合理的操作流程,容易产生管理间隙,严重影响高校采购工作的顺利开展,甚至产生阻碍作用。没有完善的管理制度和操作流程,高校采购管理无从谈起。

  (2)管理方必须面对的问题,是采购项目管理程度和介入方式,由于高校的采购管理具有多面性,科研类物资专业性强,多伴有研发设计,需要一定的专业背景,这造成管理方在采购项目计划的制订、资金分配等阶段的参与问题,过多干涉项目计划的制订,或对项目不能提出可行性建议,都会造成项目计划不合理或执行难度高。同时在资金分配等涉及项目执行方利益的阶段,如果管理方不能从高校利益出发,在全校范围进行统筹规划,合理分配资金,也会间接造成大量资金的浪费。在采购过程中,管理方为执行方提供方便的同时,不能坚守原则,将会放任各种问题的出现。在采购后续工作中,管理方如果不能发挥审核作用,为执行方提供必要的商务支持,高校的基本利益将很难得到保证。

  (3)管理方是高校物资采购的组织者,当采购项目执行过程中出现违规操作甚至违法行为时,需要管理方具有一定的处理能力和秉公办事的决心,这是维护学校利益的最后屏障。

  3.3 决策层职责范围内的风险节点

  作为高校采购管理的决策层,是整个管理体系和管理思路的缔造者,出现问题将是危害性最大的。决策层的管理思路与本校实际情况和相关法律法规匹配度,将是各项工作开展的基础,直接影响高校采购管理工作。在具体项目执行过程中,对于执行方和管理方的组织和协调也是决策层的重要任务,高校采购管理工作需要校级决策层具有一定的领导智慧。

  4 能够采取的具体措施

  加强高校采购规范化管理可以从制度建设、科技手段、人才培养等方面着手[4,5]。

  4.1 制度建设

  完善的管理制度和规范的操作流程是高校采购管理的基础,是采购管理工作的根本。具体措施包括:审批和复议机制、配合和制约机制、绩效和评价机制。

  (1)根据学校实际情况,建立项目计划两级审批和复议制度,由执行方利用自身技术背景并结合实际需求,提出采购项目计划,由学校管理方审核,对于大型、重点项目需要相关领域专家论证后,由校级决策层审核。在项目执行过程中,结合实际情况对项目计划进行评估,根据执行方的反馈意见,通过管理方对计划进行适当调整,保证设备采购计划的合理性、有效性。

  (2)针对采购项目执行中出现的各类问题,建立执行方和管理方之间相互协作、制约的监督机制,能够有效避免采购问题的出现。加强项目执行方与管理方的协作关系,建立平等协作、相互监督的工作关系,有利于采购工作的顺利开展。简化操作流程,为项目执行提供方便的同时,能够有效消除管理方和执行方之间的隔阂。根据实际情况,推动项目信息公开,打破执行方的封闭式采购环境,由管理方引导执行方进行公开采购,保证学校在采购过程中的优势地位。在采购后期延续工作中,由执行方、管理方、供应方三方共同参与,由管理方为执行方提供必要的商务支持,方便采购协议的签订,维护学校的合法权益,实现三方的相互监督和制约。

  (3)建立绩效和评价机制,对项目的计划制定、购置操作、验收维护等进行综合评价,并列入后续项目立项依据,打破以往项目被动执行的状况。建立一套完整的评价指标体系,由项目执行方、管理方和决策层共同组织绩效评价,对项目的各项投入产出进行衡量,测算各项目的投入产出比,对于执行顺利的项目给予奖励,提高执行方和管理方的积极性的同时,引入忧患意识,增加违规操作成本。

  4.2 科技手段

  利用科技手段,可以将采购项目的执行流程化和制度化,方便采购管理减低内耗成本。现在成型的科技管理手段包括:项目的申报和审批系统、采购的管理系统、物资资产管理系统等。项目执行方和管理方都能从烦琐的操作中解脱出来,提高采购管理效率。还可以利用数据收集和分析手段,建立供方数据库、

  专家数据库、项目执行数据库等基础数据库,对项目执行情况、专家的技术背景、供方的信用记录等信息进行统计,为后续的采购管理工作提供重要依据。

  4.3 人才培养

  完善的制度、先进的管理手段都离不开人的执行,加强人员队伍建设,提高项目执行方及管理方的人员素质,培养具有专业背景同时熟悉商务知识的复合型管理人才,才是提高高校采购管理的关键所在。结合学校实际情况,对管理方进行改革,建立新型的管理模式,通过管理方帮助执行方对现有管理人员进行培训,使其成长为熟悉相关法律法规并具有一定的商务知识的管理人才,是高校培养高级采购管理人员的有效途径。利用这些兼职执行方管理人员和管理方全职人员,组建成全校范围的采购管理团队,将多方管理力量整合起来,可有效发挥制度和科技辅助手段的作用,保证高校采购管理工作有序、高效开展。

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