供应商管理的四个要素

2016-12-21 00:00:00嘉辉 采购管理

  伙伴关系需要强而有力的基础,而且要有持久的惯性,以便能够长久持续。最成功的供应商策略必须建立在四个要素上:有竞争力的供应商、承诺、协调,和成本分析的思考方式。下面一起来看看吧!

  一、成本分析的思考方式

  什么是成本分析的思考方式?这是一种比较宽阔、策略性的思考方式,来思考供应商经济:是什么在影响供应商的材料成本、生产周期,以及人事?究竟什么在影响其库存,以及其他相关成本?制造商的产品规格和供应商管理策略如何影响供应商的成本?

  区别控制价格和控制成本的差异是重要的第一步,然而成本分析则必须更深入。成本分析不是只从会计上来看,而是从工厂的角度来看,把重点放在制造和设计技术、生产计划、装卸货、产品流程,以及供应商厂房到顾客的货柜码头的各个环节中,所有决定整体生产成本的因素。

  当制造商对供应商─顾客系统的总体成本有相当的了解,并据此拟定供应商管理策略,制造商就可以开始将供应商视为自己制造流程的延伸,从设计、生产数量规划,到下单模式,各个环节都相互合作。这种方法可以省下的金钱,远大于传统采购方式每年所省下的百分之二到百分之三成本。成本分析导向的供应商策略,可能引发整体系统重新设计,或者产品再造,节省的幅度高达百分之十到三十。

  成本分析的思考方式可以降低供应商管理的成本,但是却无法单独奏效。制造必须将供应商视为伙伴。双方都应对彼此的经济形态、成本因素非常了解,并且均有意采用新的合作方式。高阶主管必须为这个策略背书,并且在政治上和实务上推动所需的变革。

  对很多采购经理人来说,这种策略的风险似乎很高。然而,透过彼此承诺,以及采用成本分析为导向的协调策略,事实上,企业反而可以从头到尾更了解、更能掌控供应链,将风险降到最低。

  二、有竞争力的供应商

  要降低整体成本,将采购数量最大化往往是最关键的因素。当一家公司从经过挑选后的几家供应商那里取得物品或服务,而非将订单分散到多家供应商,分散了潜在的数量效率,这样一来往往可以用更少的价格获得更多。和少数几家供应商合作,或甚至只和一家合作,不但可行,而且非常聪明。很多企业了解到这点,开始减少供应商的数量,以寻求更有利的价格、更好的产品,和更高的一致性。

  然而,过去向五到六家供应商采购,现在单是仰赖一家或两家供应商,也增加了企业的风险,特别是当公司做了差劲的选择时。要评估供应商,必须像在寻找一家合并的对象一样,用同样的标准进行选择:

  □ 这家供应商是否具有竞争力?在业界排名如何?

  □ 该供应商可否达到我们的要求?

  □ 这个伙伴关系可以很容易情投意合,还是要经过一阵碰撞?

  □ 该供应商的成功率如何?管理团队的品质如何?

  □ 该供应商内部有无工程或技术专家,可以增加公司的产品价值?

  如果价格仍然是选择供应商最重要的考量,降低供应商数量的好处就非常有限。特别是在快速变动、对科技敏感的产业,供应商必须像伙伴一样,能够在设计和产品组合上迅速认清环境变动,并且灵活应变。如果你找来大宗产品类型的供应商,并对他们赋予高附加价值的责任,他们往往无法完成使命,最后却必须由制造商付出代价。

  三、承诺

  要降低成本,最大的机会往往是在供应商的组织中。然而,要找出这些机会,并且充分运用,责任并不完全在供应商身上,它同时也落在制造商身上。不论对供应商或制造商来说,深入了解供应商的成本要素,再发展出供应商管理策略,往往可以省下可观的成本。然而,要深入供应商内部发掘成本因素,并让供应商同样了解制造商的状况,双方必须建立基本的承诺。

  这点说来容易做来难,特别是过去这么多年来,供应商和制造商的关系一直处在敌对状态。所谓的承诺( Commitment )可能表示,让供应商知道你的专利科技以及其他敏感的资讯,以及面对一些令许多公司如坐针毡的状况。同时,为了要有长期的回收,可能还需要进行一些短期的投资。

  当一家制造商对供应商做出真正的承诺,供应商也会投桃报李,对制造商有所承诺,对制造商的事业和产品进行投资。不论这种承诺是对人、机器、技术升级,或是其他形式。当供应商进行直接投资,提供更好的服务给关键顾客时,双方都可以因此获得持久的竞争优势。

  四 协调

  大多数成本分析的研究,结果都会建议制造商采用和供应商充分协调的成本节省方案。但是,真正采用这种做法的企业却出奇地少。很多公司仍然只管将订单传过去,不管订单的大小、订单形式、产品的设计,以及不同的产品规格,将对供应商的运作、效率,甚至成本,带来多大的影响。

  因此成功的供应商管理策略,最后的关键就是协调:发展出跨功能团队,以减少所有可能增加成本的不变和官僚。团队应由供应商和制造商双方人员共同组成。当双方一起面对节省成本或提升绩效的目标时,应把重点放在数量整合、可靠的预测、产品设计、零组件标准化,以及其他节省成本的整体策略。在合作初期,供应商和制造商的关系可以透过这些团队,朝正确的方向迈进,也可以提高供应商管理的效率,同时还能够达成制造商的产品要求。

  实施策略

  在这个4C(cost,competitive suppliers , commitment , coordination )的供应商策略中,似乎每个步骤都非常直接找到一个有竞争力的供应商,对这位供应商建立承诺,以成本分析的思考方式分析整体的制造流程,和供应商充分协调,这样一来,成本效益就可以达到最高。这些听起来很简单。

  实际上,采用这样的策略往往表示,企业必须重新调整做生意的方法、采购人员的配置、接触供应商的方式、跨部门的运作方式,以及评估整体绩效的方法都必须重新调整。就像任何重大的组织变革一样,成功的供应商管理策略需要高阶主管的充分支持和引导;需要对采购人员实施新的训练以及推行新的报酬方案;需要主管人员协助推动,并且引导整个变革。

  采购团队调整焦距

  外界人士常能够帮忙找出需要改善的地方,而这点往往是促使高阶主管投入这个新策略的甜点。新政策和伙伴关系刚开始可能不太正式,然而企业必须立刻清楚地写成书面文字,当作训练工具以及企业承诺的新宣言。对于重新调整焦距之后的采购团队来说,这样的宣言非常重要。毕竟,如果他们一方面被告知要用不一样的方法看待供应商;另一方面又被要求每年非得省下百分之二的成本不可,采购人员将发现其角色充其量仍然不过是个杀价者,双方的伙伴关系就会很快瓦解。

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