如何优化企业采购管理

2017-02-27 00:00:00嘉辉 采购管理

  在供应链各环节中,采购管理的重要性毋庸置疑。采购管理体系优化对于企业提高供应链管理水平具有重要意义,下面是小编整理的关于优化企业采购管理的文章,欢迎参考!

  如何优化企业采购管理:七个原则提高水平

  企业提高采购管理水平,必须遵循七个原则:

  1.建立企业费用支出明细表。这样一方面有助于发现资金节约的机会,避免产生浪费;另一方面也有助于把企业的采购业务与行业标准进行比较,消除无效的采购操作。

  2.进行费用分析。通过费用分析,企业根据自身的购买力需要明确采购什么、谁来采购、向谁采购的问题,并明确支出项目,制定相应的采购战略,以降低采购成本。有一点必须指出:费用分析是一个持续进行的过程,不能间断。

  3.支持战略性采购。战略性采购是任何成功采购的精髓,要为每一项费用支出制定一个战略。这样,企业可以胸有成竹地与供应商谈判,也为将来评估供应商绩效奠定了基础。

  4.从战略层面应用技术。采购软件技术能够使订货更加快速便捷,将节约出的订货时间用来完成更加重要的任务。此外,采购软件技术也能够简化企业费用分析和合同部门间的信息沟通,这样有利于同供应商建立同盟关系。

  5.将采购业务提升至战略地位。如果得不到高层经理的认同,再好的采购计划都是没有意义的。

  6.拟定合理计划以确保获得企业内部的支持和供应商的执行。企业应该确保有适当的人员、以适当的方法激励供应商和采购人员。供应商对采购计划的执行和绩效的评估负有同样重要的责任。为适应时刻变化的需求和企业间合作关系,企业要考虑供应商所提供的产品和服务的质量及柔性,从而确定这个企业是否容易合作。

  7.改变企业员工行为。员工参与对于一个成功的采购计划是至关重要的。因此,企业必须激励员工积极参与,使他们了解采购的作用及其对整个企业的影响力。员工的思维和行为方式必须和采购流程相一致,其态度和信念也必须符合企业的采购理念。每当企业有新的变动或者采用新技术时,员工都会感到有压力。所以,开诚布公是非常重要的,要向员工解释企业进行变动的原因及其能够带来的好处,解答他们的疑问,减轻他们的压力,告诉他们如何做才对公司有利。

  如何优化企业采购管理:五大要素决定成败

  在实际操作中,要把采购管理当作供应链管理的一部分,注意以下几个方面的问题:制定采购计划,其中包括采购商品的价格、付款条件、质量、商品来源地、交货方式和运输方式等;选择合适的供应商并确定彼此的合作方式;确定采购的数量和批次,防止造成不必要的库存和增加运输成本。

  解决采购管理中的问题,首先要了解采购管理的五大要素。

  第一,要确定供应商的资格,以确保供应商有良好的供货能力。对于大型制造企业而言,这点尤为重要。

  第二,采购价格形成机制。为了对采购价格进行有效管理,企业通常需要有一个价格小组来核定采购物品的价格上限,这个小组的成员应该由高层主管、财务和采购部门共同组成,以防止采购业务人员与供应商在价格上有合谋私利的行为。

  第三,付款方式的确定。这是实际的利益,企业应尽最大的努力,争取于己有力的付款方式。

  第四,数量核查。供应商货品到货后,应该由检验部门核查到货数量。

  第五,质量核查。对于有质量要求的货品,需要质检部门的检验。

  在此基础上,还需要从以下几个方面进行考虑:首先,分析影响采购周期的主要因素,相应提出缩短采购周期的方案建议;其次,优化采购核心流程,实现流程效率的提高和流程成本的降低;再次,完善企业采购的内部控制制度,并提出采购在产品事业部制下分工和协调的建议方案;最后,制定分供方的量化评价指标体系,以及与核心供应商建立战略联盟的可行性分析和相关建议。

  除此之外,还要关注采购体系组织机构改革,从组织层面确保采购管理的职能保障,以及对采购体系管理流程进行优化,以保证采购体系中各个岗位形成横向化高效运作。同时,应对供应商的评价和管理体系进行优化,与核心供应商建立长期合作关系,甚至是建立战略联盟。

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