写商务英语邮件需要注意的一些问题

2017-04-01 00:00:00云梦 商务英语

  商务英语的邮件写作们该注意些什么呢?下面是小编整理的一些商务英语邮件写作中需要注意的事项,希望能帮到大家!

  1.Start With an Appropriate Salutation

  邮件开头称呼要恰当:

  Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:

  有些人写邮件不喜欢加称呼,甚至连简单的“你好”都忽略,直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样,写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写:

  Dear Sir/Madam 亲爱的先生/女士

  Dear Mr. Johnson 亲爱的约翰逊先生

  Hi Sue 苏,你好

  Hello Fred 你好,福瑞德

  Your salutation needs to be appropriate. If you’re writing to a prospective employer, “Dear Mr. Johnson” is probably the best way to go.“Hi Bob” is going to look unprofessional。

  称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司,“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。像“你好,鲍勃”更适用于随意的场合。

  But don’t assume that formality is always the right answer. If you’re writing to a friend of a friend, using “Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted。

  那么,是不是正式的用语就万能呢?绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件,那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。

  If in doubt, “Dear [first name]” will usually work just fine。

  当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适,你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。

  2. Write a meaningful subject line “主题”要有意义

  在把你的邮件发送出去之前,你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。如果你的主题写得很模糊,或者主题栏是空的话,那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件。

  我们来看一个例子:

  Subject: Important! Read Immediately!!!

  简评:你认为很重要的事情在别人看来却未必如此,你在邮件主题栏里大喊大叫只会让对方觉得你很傲慢,且不专业。邮件的主题一定要informative (具体;提供有用信息),让对方在没打开你邮件之前就知道你大概要说什么。上面这个主题可以这样改:

  Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour

  简评:如果你的邮件内容真的很重要且紧急,那么不妨把主题写得具体些,同时,尝试主题首字母大写,这样可以引起对方的重视。

  3. Identify yourself clearly 选择一个专业的邮箱地址

  试想一下,假设你是会议的主办方,在会议开始的前一天,你收到这样一封邮件:

  To: Bruce Blinderson

  From:

  Subject: [Blank]

  Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?

  简评:收到这样一封邮件之后,你肯定很蒙:FuZzYKltTy2000是何许人也?这封邮件可以这样改:

  To: Bruce Blinderson

  From:

  Subject: Conference absence, Sept. 10

  Dear Mr. Bruce,

  This is Morris Ponsybil from…

  简评:这封邮件的邮箱地址更专业,收信人可以把邮箱地址和写信人的真实身份联系起来。

  4. Distinguish between formal and informal situations 语言风格得当

  邮件有正式和非正式之分。如果你是写给和自己比较熟的同事,那么在邮件里用一些表情符号(smilies 如 :P 等),缩写(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和网络语言可以使你的邮件充满个性,增进你与对方的感情。但是如果你是写给你的上司,或者不太熟的客户,那么在语言风格的拿捏上就要谨慎了。

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